Documents utiles et qualité de la formation

Réunir les documents de référence

Conservez un accès facile aux documents applicables à la formation de votre apprenti. Vérifiez le titre préparé, l’orientation et la volée concernée avant d’utiliser une version.

• L’ordonnance de formation : le cadre officiel et les exigences de la profession.
• Le plan de formation : les compétences à développer et les repères pour organiser les activités.
• Les mesures d’accompagnement liées à la sécurité : les dispositions à prendre en compte pour les activités présentant des risques particuliers.
• Les informations sur la procédure de qualification : les modalités, les consignes et les échéances applicables.
• Les informations de l’OFPC, de l’école et des CIE : les démarches, les calendriers et les interlocuteurs de référence.

Pour obtenir une version ou clarifier son application, adressez-vous à l’organisation responsable de la formation ou au service compétent. Les consignes internes de l’entreprise complètent ces références pour les activités réalisées sur votre site.

Utiliser les références pour planifier la formation →

Retrouver les check-lists et les modèles

Le guide AGAEC rassemble des outils pratiques à adapter à votre entreprise et à la progression de l’apprenti. Utilisez-les pour préparer une étape, conduire un échange ou vérifier les points essentiels.

• Accueil : annexe 1, avant l’arrivée ; annexe 2, premier jour.
• Planification : annexe 3, modèle de planification semestrielle.
• Entretien : annexe 4, modèle d’entretien de formation.
• Suivi : annexe 5, check-list de suivi de l’apprenti.
• Sécurité : annexe 6, check-list avant une activité pratique.
• Instruction : annexe 7, exemple de situation pratique formatrice.
• Konvink : annexe 8, repères concernant le guide séparé.
• Commissaire : annexe 9, préparation de la visite.

Ces modèles constituent des aides de travail. Vérifiez les formulaires ou documents demandés par les partenaires pour les démarches concernées.

Préparer les entretiens et les rapports de formation →

Organiser et actualiser les documents

Un classement simple permet de retrouver les informations au moment utile. Prévoyez un espace commun pour les références de formation et un espace adapté pour les documents de suivi de chaque apprenti.

• Références : ordonnance, plan de formation et consignes officielles.
• Programme : objectifs, activités et calendrier individuel.
• Suivi : observations, entretiens, rapports et décisions.
• Apprentissages : dossier de formation et œuvres réalisées sur Konvink.
• Partenaires : informations de l’école, des CIE et retours disponibles dans odaorg.
• Sécurité : instructions, notices et contrôles utiles aux activités.

Identifiez clairement la date et la version des documents. Écartez les versions dépassées de l’espace de travail et vérifiez les mises à jour lors des communications officielles.

Convenez avec l’apprenti des documents qu’il complète, de leur emplacement et des moments de vérification. Limitez l’accès aux informations de suivi aux personnes concernées et respectez les règles de confidentialité de votre organisation.

Relier les documents au suivi des trois lieux de formation →

Évaluer la qualité de la formation

Prenez régulièrement du recul sur les conditions d’apprentissage. Appuyez-vous sur des faits observés, les échanges avec l’apprenti et les retours des partenaires.

• L’apprenti dispose-t-il d’un programme clair et d’objectifs connus ?
• Les activités sont-elles variées et liées aux compétences du plan de formation ?
• Les consignes sont-elles expliquées, comprises et vérifiées ?
• Les mesures de sécurité et les équipements de protection sont-ils adaptés et appliqués ?
• L’apprenti reçoit-il des retours réguliers sur son travail ?
• Les entretiens et le dossier de formation sont-ils suivis ?
• Les difficultés sont-elles repérées et traitées suffisamment tôt ?
• La collaboration avec l’école et les CIE soutient-elle la progression ?

Vous pouvez réaliser ce bilan avec le responsable de formation ou la hiérarchie. Il doit conduire à des décisions concrètes sur l’organisation et l’accompagnement.

Utiliser la QualiCarte

La QualiCarte est un outil d’auto-évaluation de la qualité de la formation en entreprise, utilisable dans toutes les professions. Elle aide à repérer les points à améliorer et à suivre les progrès de l’organisation de la formation.

Le portail formationprof.ch met à disposition un formulaire pour les entreprises formatrices, un manuel et un questionnaire destiné aux personnes en formation. Ces ressources permettent de structurer le bilan et de comparer les points de vue.

• Prenez connaissance des critères et des explications.
• Évaluez la situation à partir d’exemples concrets.
• Recueillez le point de vue de l’apprenti.
• Retenez les améliorations prioritaires.
• Prévoyez un prochain bilan pour vérifier leurs effets.

Consulter la QualiCarte et ses documents sur formationprof.ch →

La même page présente la QualCIE, destinée à l’évaluation de la qualité des cours interentreprises. Pour une question sur les outils utilisés dans votre branche, contactez l’organisation responsable.

Transformer le bilan en améliorations concrètes

Choisissez quelques actions réalistes, attribuez les responsabilités et fixez une échéance. Vérifiez ensuite si les changements produisent l’effet attendu.

1. Planifier : fixer les compétences et les activités à travailler.
2. Former : préparer les instructions et accompagner la mise en pratique.
3. Observer : vérifier la progression, la sécurité et l’autonomie.
4. Ajuster : reprendre une explication, adapter une activité ou renforcer le suivi.
5. Faire le bilan : constater les effets et décider de la suite.

D’autres améliorations peuvent concerner la variété des tâches, la préparation des consignes, la régularité des entretiens ou le suivi du dossier. Si une compétence ne peut pas être suffisamment exercée sur votre site, examinez les possibilités de complément avec les partenaires.

Préparer un échange avec le commissaire →

Trouver du soutien pour améliorer l’accompagnement →