Organiser les entretiens et les rapports de formation

Planifier les moments de bilan

Prévoyez les entretiens dans le calendrier de formation et annoncez leur objectif à l’apprenti. Ils font partie du suivi habituel, y compris lorsque la formation se déroule bien.

• Un premier point après l’accueil pour vérifier les repères et les attentes.
• Des points intermédiaires pour suivre les objectifs ou une mesure de soutien.
• Un bilan semestriel pour apprécier la progression et préparer la prochaine période.

Réservez un lieu calme, suffisamment de temps et une plage sans interruptions. Les échanges quotidiens continuent entre ces rendez-vous.

Préparer l’entretien à deux

Rassemblez les éléments utiles pour parler de situations précises et de l’évolution depuis le dernier bilan.

• Les objectifs précédents et les mesures déjà décidées.
• Vos observations, les activités réalisées et les compétences travaillées.
• Le plan de formation, le dossier et les œuvres sur Konvink.
• Les résultats scolaires disponibles et les retours des CIE.
• Les progrès, difficultés et remarques utiles de l’équipe.

Les informations disponibles dans odaorg peuvent vous aider à suivre les apprentissages lors des CIE et à coordonner les échanges entre les lieux de formation.

La préparation de l’apprenti

Transmettez-lui quelques questions à l’avance : « Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Quelles tâches maîtrises-tu mieux ? Qu’est-ce qui reste difficile ? De quelle aide as-tu besoin ? » Invitez-le à apporter des exemples et à proposer ses objectifs.

S’appuyer sur le dossier de formation →

Conduire un échange constructif

Rappelez le but du rendez-vous, puis laissez l’apprenti présenter son bilan. Complétez avec vos observations et prenez le temps de clarifier les différences d’appréciation.

1. Revenir sur la période : activités réalisées et objectifs travaillés.
2. Reconnaître les réussites : progrès, qualité du travail et autonomie acquise.
3. Examiner les difficultés : situations concrètes et besoins d’accompagnement.
4. Clarifier les attentes : ce que l’apprenti doit développer et ce que vous allez mettre en place.
5. Préparer la suite : priorités, objectifs et moments de contrôle.

Parlez de faits observables et des compétences attendues à ce stade de l’apprentissage. Posez des questions ouvertes, écoutez les explications et vérifiez la compréhension.

Donner un retour clair et constructif →

Décider d’objectifs et de mesures concrètes

Retenez quelques priorités réalistes. Chaque décision précise l’action, la personne responsable, le délai et la manière de vérifier le résultat.

• Reprendre une instruction pratique sur une tâche mal maîtrisée.
• Prévoir un accompagnement plus rapproché pendant une période.
• Organiser une activité pour exercer une compétence encore peu travaillée.
• Documenter une expérience dans le dossier de formation.
• Solliciter l’école, les CIE ou un service de soutien lorsque c’est nécessaire.

Une décision complète

Action : reprendre la procédure de nettoyage d’un sanitaire.
Responsables : le formateur organise une démonstration ; l’apprenti réalise ensuite la tâche.
Délai : dans les deux prochaines semaines.
Vérification : observation de la prochaine activité à l’aide de la fiche de travail et de la check-list de contrôle.

Demandez à l’apprenti de reformuler ce qu’il va faire. Vérifiez aussi que le temps, le matériel et l’encadrement nécessaires sont prévus.

Rédiger et discuter le rapport de formation

Le rapport formalise le bilan de la période. Utilisez le formulaire applicable à la profession et des formulations claires, factuelles et compréhensibles.

• La période concernée et les compétences travaillées.
• Les points forts, les progrès et les difficultés observées.
• La qualité du travail, l’autonomie et le respect des règles de sécurité.
• Les objectifs pour la prochaine période.
• Les mesures prévues, les responsabilités et les échéances.
• Les signatures ou validations demandées par le formulaire.

Discutez le contenu avec l’apprenti et laissez-lui exprimer son point de vue. Vérifiez qu’il comprend les appréciations et les objectifs avant de procéder aux validations.

Pour un apprenti mineur, vérifiez les modalités applicables à l’information ou à la participation des représentants légaux. Conservez le rapport et remettez-le aux personnes concernées selon la procédure prévue.

Suivre les décisions après l’entretien

Avant de terminer, résumez les accords, fixez le prochain point de situation et assurez-vous que chacun connaît ses responsabilités.

• Intégrez les activités et les mesures au plan de formation.
• Organisez les occasions de pratique et le soutien convenus.
• Observez les progrès et donnez des retours pendant la période.
• Notez ce qui a été réalisé et ce qui doit encore être ajusté.
• Reprenez les objectifs précédents au début du prochain entretien.

Si une difficulté persiste, adaptez les mesures avec l’apprenti et sollicitez les partenaires concernés. Un point intermédiaire permet de réagir avant le prochain bilan semestriel.

Mettre à jour le plan de formation →